了解到什么貨物可以上飛機托運，下一步要做的事是向貨代詢問最新的航班信息，飛行資料通常包括飛機班次(頭程、轉機)、飛機型號(某些特殊貨物就需要大型飛機)，例如B747-400F)，飛機艙(有專用貨機和客貨一體機)、運費(并確認各種雜費、地表費、制單費、燃油費等費用。）等等。
航空公司確認航班信息后，與貨運代理簽訂委托書，即合同，同時根據貨代的要求，提供相應的單證，作為出口程序實例。
有進出口資質的外貿公司一般需要提供貨物裝箱單、商業發票、商務合同，出關還涉及兩個問題：一是報關，二是報檢。報檢要根據被運送的貨物提供有關單證(出境國的要求和目的國的要求)，這個報關可以自行或委托貨運代理。
貨物提交后，貨代將根據委托書的信息預先訂艙。完成后，客戶將收到進倉圖和進倉圖，貨物需送至指定的機場倉庫。
貨到機場倉庫后，首先要確認貨品的尺寸和重量，計價方式是協議運費和公布運費，費率的發布由國際組織IATA確定，貨件重量(注：體積重量取自自重中較大的一方，按長*寬*高CM/6000計算)。
在確定貨物的記賬重量后，需要在機場的貨代公司工作人員為貨物貼上標記和嘜頭，辦公室人員填寫貨物的預配艙單信息，機場的有關人員完成運輸信息的輸入，如果這兩項信息一致，就可以向海關報關。在一般情況下，報關分為兩種情況：一種是全部放行，另一種是部分檢查。在報關前，將收到一份空運主運單，即提單。
遇檢查按海關的要求，向指定區域提供相應的運單信息，只要貨物、證件信息一致，基本無問題。
空運單據在蓋上海關放行章后，需到航空公司簽章，其主要目的是檢查運價是否正確、貨物性質是否適于空運、危險品是否辦理相關手續。
航空公司簽單認后，貨代向航司辦理交接手續，將單據交付給航司，由航司安排運輸。海運部有關人員按艙位計劃裝貨，國際空運一般是以集裝箱、集裝板的方式裝運，由貨代負責貨物，提交給航司的單據需要跟蹤航班和貨物，因種種原因，貨物不能按規定的時間起飛(如航班延誤、航班取消、貨物裝運不合格)，如正常起飛后：需將運單號、航班號、出貨時間等及時送交給客戶。及運輸代理所需的有關單據的移交、接收和接收。
接下來是費用結算。